Bagaimana Etika Saat Memberi Feedback?

Niat yang baik untuk bikin perubahan harus disampaikan dengan cara yang baik juga.

Kali ini, kita akan membahas tentang kegiatan rutin yang sering dilakukan oleh leader di dalam tim: memberi feedback. Apa saja hal-hal yang perlu diketahui oleh leader sebelum memberikan feedback? Apakah feedback ada etikanya? Lebih lanjutnya, kita ulas dalam penjelasan berikut ini, ya!

Feedback itu seperti apa, sih?

Feedback atau umpan balik adalahtanggapan yang diberikan oleh orang lain. Biasanya feedback diberikan oleh satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk memberi masukan untuk peningkatan kinerja, baik itu untuk antar
individu, dalam lingkup organisasi, atau perusahaan.

Pada umumnya, jenis feedback ada dua. Yang pertama adalah feedback positif, di mana dengan tanggapan ini lebih kepada mengidentifikasi perilaku karyawan atau progress pekerjaan. Yang kedua, adalah feedback negatif, atau dalam konteks artikel kali ini disebut dengan feedback konstruktif. Jenis feedback ini biasanya yang menjadi dilema seorang leader. Di satu sisi, feedback sangat penting untuk kemajuan perusahaan dan individu, namun di sisi lain, ada kemungkinan leader akan kurang disukai oleh karyawan tersebut karena memberi kritikan. Untuk itulah diperlukan peran serta dan budaya organisasi yang sehat dalam sebuah perusahaan.

Saat orang merasa aman dan nyaman untuk bekerja, mereka cenderung bisa memberikan yang terbaik dan lebih produktif.

Mengapa feedback itu penting?

Feedback sangat penting dilakukan secara berkala agar setiap individu dan tim dapat berkembang dalam lingkup pekerjaannya. Setiap karyawan yang mendapatkan feedback dari atasannya, maka secara tidak langsung akan belajar dari kritik dan masukan tersebut dan melakukan tindakan selanjutnya, entah itu perbaikan, atau justru mengalami penurunan kinerja.

Maka dari itu, proses pemberian feedback dari seorang leader kepada staf harus dilakukan dengan etika yang benar. Baik itu tata bahasa saat sedang one on one dengan staf, nada suara, intonasi, lingkungan, dan tempat berlangsungnya sesi feedback sangat mempengaruhi hasil dari performa karyawan ke depannya.

Lalu, bagaimana etika memberi feedback?

Saat sesi feedback berlangsung, persiapan adalah kunci untuk memberikan output yang maksimal. Feedback tidak boleh diberikan asal-asalan, hanya ‘dikira-kira’, atau bercermin pada feedback di periode sebelumnya. Feedback menjadi sebuah hal yang tricky karena ini melibatkan sisi profesional sekaligus emosional. Namun, pada intinya, feedback yang efektif adalah feedback yang bermanfaat dan dilakukan tindak lanjut sesuai dengan tujuannya
(entah itu untuk memperbaiki atau untuk meningkatkan).

Sekarang, ambil contoh seperti ini. Seorang leader yang memberikan feedback kepada stafnya berbicara
seperti ini, “Semuanya sudah bagus, lanjutkan.” Mungkin kedengarannya ini seperti
feedback yang baik, tapi sebenarnya tidak membangun. Mengapa? Karena leader tidak memberikan masukan hal-hal apa saja yang sudah tepat sasaran, dan apa saja yang perlu ditingkatkan. Dengan feedback yang terkesan asal-asalan tersebut, tidak memberikan peluang bagi karyawan untuk bisa berkembang, menentukan tujuan, dan melakukan pengukuran untuk target selanjutnya.

Agar kamu semakin paham, bagaimana etika dalam memberikan feedback, kamu dapat mengadopsi formula SPIT (Specific – Positive – Intention – Time).

Specific (Spesifik)

Ketika memberikan feedback, berikan penjabaran secara detail. Jangan membahas banyak hal secara sekaligus, atau mengkritik di beberapa bagian pada waktu yang bersamaan. Usahakan untuk memberi masukan secara per poin dan fokus pada satu bagian terlebih dahulu. Setelah bagian tersebut selesai, kamu baru bisa melanjutkan ke analisa dan masukan pada bagian yang lainnya. Dengan memberikan feedback secara terstruktur, karyawan akan lebih mudah memahami dan menelaah hal-hal apa saja yang perlu dievaluasi.

Positive (Positif)

Masukan yang diutarakan dengan pendekatan yang positif, secara tidak langsung akan memberikan dukungan secara moril bagi karyawan. Jika diingat kembali, tujuan feedback adalah bukan untuk menjatuhkan karyawan atau membuat mereka menjadi demotivasi. Akan tetapi, tujuan diberikannya feedback adalah untuk membantu mereka melalui proses menuju perkembangan yang lebih baik lagi. Jangan lupa untuk berikan dukungan secara teknis pada pekerjaan, seperti contohnya penyediaan akses bagi karyawan, sesi konsultasi saat ada kesulitan, atau hal-hal lain yang membantu karyawan untuk memaksimalkan kinerjanya. Satu hal penting yang perlu digaris bawahi adalah sebisa mungkin untuk tidak membahas kinerja buruk di masa lalu. Akan lebih baik jika leader memberikan arahan dan fokus pada tujuan yang akan dicapai saat ini.

Intention (Tujuan)

Utarakan tujuan dilakukannya feedback pada saat awal sesi dimulai. Berikan penilaian secara objektif dan hindari berlaku subjektif atau membeda-bedakan karyawan dan mencampur adukkan urusan personal. Jika diperlukan, buatlah checklist hal-hal apa saja yang akan dibicarakan saat sesi feedback berlangsung. Pastikan pada akhir sesi feedback, tujuan sudah tersampaikan secara utuh dan dimengerti oleh karyawan.

Bagi kamu yang ingin memberikan feedback positif, usahakan berikan secara rinci. Kamu bisa meningkatkan komitmen karyawan dengan cara meningkatkan kepercayaan diri dan pride mereka sebagai anggota tim mu.

Sedangkan jika kamu ingin memberikan feedback negatif, usahakan sebisa mungkin tetap objektif dan informatif. Berikan penjelasan tentang bagaimana cara untuk memperbaiki dan meningkatkan, dan bagaimana seorang leader juga memberikan dukungan apabila karyawan mengalami kesulitan. Dengan pendekatan yang seperti ini, karyawan tidak akan merasa dijatuhkan atau dikritik habis-habisan oleh leader, dan akan lebih menghargai setiap masukan yang diberikan oleh atasan.

Time (Waktu)

Waktu yang tepat adalah kunci di mana hasil dari feedback akan bisa diterima atau tidak. Bayangkan jika mengadakan sesi feedback saat karyawan sedang dikejar deadline, tentu hal ini justru tidak baik karena akan mempengaruhi sisi personal dan memperburuk kinerja karyawan.

Pastikan waktunya sudah tepat, dilakukan secara one on one dan dalam ruangan tertutup. Lebih baik menunda waktu untuk sesi feedback dibandingkan harus dilakukan saat itu juga namun saat kondisi sedang meeting.

Sebagai penutup pembahasan tentang feedback kali ini, pastikan sesi feedback dilakukan cukup dekat dengan agenda yang menjadi sebab terjadinya perubahan kinerja (terutama untuk feedback negatif). Ini dilakukan agar terkesan tidak mengungkit kesalahan yang sudah terjadi dalam waktu lama dan sudah terlambat untuk melakukan follow up dan tindakan untuk perbaikan.

. . .

Artikel ini telah terbit pada Buku Saku RINTISAN Edisi 4: Leadeship. Silakan klik link ini untuk membaca artikel eksklusif lainnya di RINTISAN.