17 Tips Membangun Budaya Remote Working

1. Tulis to-do-list setiap hari sehingga kamu tahu apa saja yang harus dikerjakan. Kamu bisa tulis di malam hari sebelumnya atau pagi hari sebelum siap bekerja.
   
2. Bentuk accountability system dengan cara menyetorkan to-do-list setiap hari kepada tim, terutama kepada atasan. Dengan ini, kamu dan teman/atasan dapat saling mengingatkan dan meminimalisir hal-hal yang rawan untuk terlewat.
   
3. Video call 10 menit untuk membahas pekerjaan lebih baik daripada 40 menit texting lewat chat, karena kamu lebih bisa saving time dan fokus untuk mengerjakan hal lainnya.
   
4. Buat tempat khusus untukmu kerja dari rumah. Kamu dapat bekerja dimanapun kamu inginkan. Namun, pastikan tempatnya kondusif sehingga kamu bisa tetap produktif. Entah itu di meja kerja, di dapur, di dekat halaman, atau di teras.
   
5. Pisahkan tempat kerja dengan tempat istirahat. Usahakan tidak bekerja di tempat tidur karena akan mengaburkan batasan antara pekerjaan dan waktu rehat.
   
6. Pisahkan pekerjaan dengankeluarga. Ini mungkin menjadi tantangan bagi kamu yang bekerja dari rumah serta tinggal bersama dengan keluarga. Beri pengertian kepada keluargamu bahwa dengan bekerja di rumah, sama artinya seperti saat bekerja di kantor, sehingga tercipta komunikasi yang baik dan saling berempati.
   
7. Buat batasan jam kerja. Atur jam berapa kamu harus mulai bekerja, dan kamu juga harus patuh untuk mengakhirijam kerja. Ingat bahwa tubuhmu juga perlu istirahat. Kesehatan fisik dan kesehatan mental sangat penting untuk dijaga ketika remote working.
   
8. Jadwalkan obrolan ringan seputar hal lain di luar pekerjaan. Kamu bisa set up untuk conference call atau video call yang membicarakan seputar hal ringan lain yang bisa membuatmu rehat sejenak dari pekerjaan. Anggaplah waktu ini sama seperti layaknya chit-chat santai di pantry kantor atau saat makan bersama di kantin.
   
9. Transisi dari offline working ke remote working bagi sebagian orang mungkin tidak berjalan dengan mulus. Ingatlah bahwa transisi ini adalah sebuah perjalanan. Mungkin memang di awal ada kesulitan, namun berusahalah untuk tetap terbuka, menjaga komunikasi, dan bereksperimen terhadap style bekerjamu saat remote working.
   
10. Yang sering dilupakan saat membangun budaya remote working adalah memberikan motivasi, terutama bagi para leader kepada anggota timnya. Sebagai leader, kamu bisa memberikan pengakuan ke publik tentang kinerja yang baik bagi anggota tim, misalnya saja saat video call meeting. Beri apresiasi kepada tim dan bagikan untuk memotivasi yang lainnya. Begitu pula jika ada hal-hal yang perlu dikoreksi, sampaikan secara personal dan usahakan tidak melalui komunikasi tertulis karena akan membuat kesalahpahaman.
    
11. Lacak perkembangan dari setiap pekerjaan. Jadwalkan follow up kepada tim yang bersangkutan tentang update progress. Beri jeda waktu dan batasan yang pas, agar tim lain juga dapat mengerjakan pekerjaan tersebut secara maksimal. Hindari memberi pekerjaan dengan tenggat waktu yang terbatas secara mendadak. Untuk itu, penting sekali melakukan update pekerjaan menggunakan timeline yang terstruktur.
    
12. Dokumentasikan semuanya dengan rapi. Bagaimanapun, remote working adalah mengurangi arsip-arsip dokumen fisik yang tidak bisa dilihat oleh semua anggota tim. Catatlah segala hal secara tertulis dan bagikan kepada tim yang terlibat. Ini juga dapat mengurangi konflik akibat penugasan yang menumpuk karena semuanya dapat dilihat secara transparan dan online.
    
13. File dan folder yang tertata jelas akan memudahkan dan mempercepat pekerjaanmu. Bagikan file dan folder kepada anggota tim yang membutuhkan. Pastikan mereka memahami setiap bagiannya. Jika mereka bingung, maka berikan arahan sampai mereka memahami seperti apa yang kamu pahami (bersepakat untuk menyelaraskan pemikiran).
    
14. Arsipkan file lama yang sudah tidak relevan dengan project terbaru yang sedang kamu tangani. Jangan biarkan file menumpuk tidak beraturan dan menghambat proses kerjamu.
    
15. Buatlah file khusus yang menampung attachment file dari email penting yang masuk. Klasifikasikan berdasarkan kategori, timeline, atau project.
    
16. Komunikasi secara tertulis atau texting jadi hal yang tidak nyaman bagi orang-orang yang sering berkomunikasi langsung secara tatap muka. Misalnya koordinasi antar tim yang ternyata saat di kantor, tempat kerja mereka berhadapan. Membiasakan komunikasi dengan teks dan menggunakannya secara efektif membutuhkan waktu dan kesiapan mental. Hargai proses setiap orang saat sedang berkomunikasi dalam remote working. Tanyakan apa saja kesulitan yang dialami. Bahkan, para anggota tim yang lain juga dapat saling sharing bagaimana mereka mengatasi kesulitan tentang koordinasi pekerjaan saat remote working.
    
17. Ketahui kapan waktunya kamu harus berkomunikasi secara tertulis, dan kapan harus melakukan voice/video call. Pahami bahwa tidak semua pesan bisa disampaikan secara verbal, misalnya saja tentang revisi dokumen. Begitu pula dengan komunikasi secara voice/video call, akan lebih tepat dilakukan untuk membahas rancangan pekerjaan yang melibatkan banyak orang.
    

. . .

Artikel ini telah terbit pada Buku Saku RINTISAN Edisi 5: Budaya Startup. Silakan klik link ini untuk membaca artikel eksklusif lainnya di RINTISAN.