Sebagai pemimpin, penting banget bagi kamu untuk menyadari kegunaan dan manfaat dari mengadakan meeting (rapat). Karena kalau kamu sadari lagi, dari sebuah meeting lah sering muncul hal-hal tidak terduga yang bisa tercetus, hadir, bahkan menjadi solusi dari permasalahan sebuah perusahaan.

Namun tentunya hal-hal tersebut tidak datang dengan sendirinya. Segalanya datang dari tim yang chemistrynya kuat, memiliki iklim yang stabil dan suportif. Dari situlah kemudian terpicu produktivitas.

Dalam executive team tentunya konflik serta perbedaan pendapat bukanlah hal yang mudah untuk dihindari–pasti akan terjadi secara berkala. Belum lagi perbedaan persepsi, sudut pandang, serta cara setiap orang menyampaikan pendapat dengan nada bicara maupun gaya bahasanya. Maka dari itu seringkali diadakan executive meeting, yang merupakan sebuah rapat yang berfokus untuk menjadi ruang bagi executive team untuk menyatukan atau mendiskusikan ide, visi, dan target mereka sejauh ini.

Untuk meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan, tentunya kualitas meeting yang baik harus bisa dicapai. Sebagai seorang leader, sebaiknya jangan lagi pandang sebelah mata peran kamu dan pentingnya perencanaan rapat yang bisa kamu buat. Penasaran seperti apa perencanaan executive meeting yang sebaiknya bisa kamu tiru dan lakukan?

Buat Perencanaan dan Goals

Penting banget untuk set semua meeting sesuai dengan kebutuhan dan intensitasnya. Kalau dibarengi dengan meeting dan agenda lain, kira-kira berapa kali sebulan kamu butuh melaksanakan pertemuan dan diskusi dengan executive board kamu?

Setelah itu, tentukan juga goals yang mau kamu capai dalam executive meeting yang dilaksanakan. Dengan interval meeting yang sudah kamu tentukan, kamu juga bisa mempermudah diri untuk menyebarkan target-target dan keynote yang ingin kamu sampaikan kepada kolegamu.

Pancing dirimu sendiri dengan mind-map yang akan mempermudah kamu untuk menjabarkan apa saja yang ingin kamu sampaikan kepada tim kamu setiap rapat; apakah hari ini kamu ingin menyampaikan updates? Mengabari tentang milestone yang sudah tercapai? Permasalahan yang butuh solusi? Apapun itu, usahakan setiap rapat bukanlah sekedar status update yang terasa seperti notifikasi mingguan yang membosankan bagi tim kamu. Kalau sekadar status update, mungkin kamu hanya butuh membuat email atau menggunakan aplikasi tracker pekerjaan seperti Trello dan Asana, tidak perlu mengadakan meeting.

Mengenali Karakter dan Kebutuhan Tim Kamu

Memahami karakter setiap anggota rapat yang akan dilaksanakan merupakan hal yang harus dikuasai, baik oleh kamu yang baru memulai sebagai CEO, sampai CEO senior sekalipun. Dengan mengenali tim kita dan cara pandang mereka, kita bisa mempelajari cara terbaik untuk menyampaikan apa yang kita maksud.

Terkadang, dengan penyampaian yang kurang tepat pun, sebuah ide dan niat baik bisa diterima dengan tidak baik. Maka, sebagai penentu keputusan dan poros dari sebuah tim, penting bagi kamu untuk berhati-hati akan cara penyampaian, timing, serta poin-poin yang ingin kamu bicarakan.

Hal yang bisa sangat membantu untuk meningkatkan mood rapat dan tidak terasa seperti notifikasi mingguan adalah memberi apresiasi. Menjabarkan company wins, target yang telah tercapai dan gol akan menjadi angin segar bagi anggota rapat, loh. Kemudian jangan lupa juga menyebutkan nama-nama yang terlibat di dalamnya, dan ajak yang lain untuk memberikan apresiasi yang sama, tanpa menjatuhkan atau membandingkan satu sama lain.

Jangan Lupakan Performance Rate

Untuk menentukan pencapaian yang berhasil diraih dan target selanjutnya, sebagai pemimpin kamu harus ingat untuk mengukur performance rate. Banyak milestone dan target yang harus diukur dengan angka, sehingga bisa lebih mudah diketahui kemajuan dan kemundurannya. Maka dari itu, penting bagi kamu untuk menjelaskan dan menjabarkan kepada tim kamu mengenai performance rate yang sudah dicapai selama kurun waktu tertentu.

Kamu bisa mencoba metode OKR (objective and key result) yang biasa digunakan oleh startup untuk mengukur target-target yang bisa ditentukan dengan angka, serta membantu kamu sebagai leader untuk menyampaikan ekspektasi kamu terhadap tim kamu.

Contohnya, sampaikan target kamu terhadap reach di media sosial secara angka dibanding menggunakan kata “ramai” atau “viral”. OKR akan mempermudah tim kamu memahami goals bersama dan mengalami trial and error bersama dengan chief of social media kamu. Dengan mempermudah penyampaian agar bisa dipahami, maka chief of social media kamu pun akan lebih mudah menyampaikan target tersebut kepada bawahannya.

Jangan lupa untuk membedakan KPI dan OKR ketika menyampaikan target dan capaian yang diharapkan kepada tim kamu, agar tidak ‘nyasar bareng’.

Kenali Kapasitas Diri

Seringkali sebagai seorang CEO, founder startup merasa bahwa semua beban berada pada dirinya. Ia harus memiliki wibawa tinggi, tegas, dan disiplin dengan target. Ia lupa bahwa dalam timnya masih terdapat C-level lain yang mungkin memiliki karakteristik itu secara alami, atau bahkan bisa memicunya untuk belajar membentuk karakter tersebut secara kolaboratif.

CEO dari HackerOne, Marten Mickos, memberikan solusi menarik yang ia sebut sebagai rotational chief of staff. Di mana seseorang dalam director-level dalam perusahaan mereka akan menjadwalkan dan merancangkan semua kebutuhan meeting selama bergantian.

Sebagai pemimpin, kamu tidak harus memiliki karakter yang sama persis banget seperti perintis usaha lainnya yang kamu lihat di seminar-seminar motivasi atau workshop. Jadilah diri sendiri dan pikirkan rasa nyaman kamu sendiri dalam jangka panjang sebagai salah satu dari roda penggerak startup kamu. Fun fact: konsistensi pemimpin sangat membangun progres sebuah startup.

Tentukan Waktu Ternyaman dalam Tim

Setiap anggota tim kamu, bahkan diri kamu sendiri, punya pola kerja optimal mereka masing-masing, namun menjadwalkan meeting di waktu-waktu tersebut bisa menjadi pertimbangkan untuk meningkatkan efektivitas dari meeting kamu. Ambil contoh, 2–3 jam setelah makan siang, sehingga seisi tim sudah tidak keblinger karena lapar. Atau bisa juga ditaruh di hari Selasa, yang tidak terlalu dekat dengan Senin dan masih jauh dari weekend. Selama mood masih bisa dijadikan pertimbangan kecil dalam mendukung kenyamanan bersama, maka gunakanlah kesempatan itu!

Nah, sebenarnya masih banyak tips lain untuk memaksimalkan executive meeting, namun dengan dasar-dasar ini saja, kamu pasti bisa menemukan pakem dan cara ternyaman yang bisa diaplikasikan ke tim kamu. Yuk, kamu pasti bisa!

. . .

Gerakan Nasional 1000 Startup Digital adalah upaya bahu membahu penggerak ekosistem startup digital Indonesia untuk saling terkoneksi, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman.

Diinisiasi sejak 2016, gerakan ini diharapkan mendorong terciptanya mencetak startup yang menjadi solusi atas masalah dengan memanfaatkan teknologi digital. #1000StartupDigital memberikan pembinaan bagi calon founder untuk membentuk tim, membuat MVP, hingga meluncurkan produknya ke pasar.

Karena Indonesia maju, #MulaiDariKamu!

The post Cara Jitu Mengoptimalisasi Executive Meeting di Startupmu appeared first on 1000 Startup Digital.