Kuasai gimana bikin meeting yang efektif walaupun anggota tim kamu nyebar!

Dalam artikel ini, ada beberapa hal yang akan dibahas:

1. Memilih tool untuk online meeting
2. Menyiapkan agenda online meeting
3. Etika dalam online meeting
4. Tindak lanjut setelah online meeting

Memilih Tool untuk Online Meeting

Sebelum memilih, kaji objektif dari meeting. Saya bagi tool menjadi tiga fungsi:

1. Melihat reaksi

Apakah kamu harus melihat reaksi dari anggota tim saat kamu menceritakan sebuah ide? Maka gunakan aplikasi video conference (seperti Zoom [gratis], Google Hangouts Meet [tapi harus pake GSuite for Business]).

2. Bekerja kolaboratif sambil diskusi

Ada kalanya kamu berencana mengerjakan sebuah dokumen bersama-sama. Mengerjakan press release, misalnya. Untuk itu, gunakan Google Docs atau Microsoft 365 saat meeting.

3. Mempresentasikan sesuatu

Kamu ingin mempresentasikan sebuah laporan atau prototype pada semua anggota tim. Gunakan fitur screen sharing.

Menyiapkan Agenda Online Meeting

Ini adalah hal yang sangat dasar, namun sering dilewatkan. Apalagi kalau meetingnya dengan rekan yang sepantaran jabatannya (contoh, co-founder yang umurnya sepantaran, hihi).

Menyiapkan catatan agenda meeting itu wajib hukumnya. Kenapa? Ini alasannya:

1. Dapat mengalokasikan waktu yang jelas untuk tiap pembahasan. Supaya ngga molor dan ngalor ngidul.
2. Anggota tim dapat menyiapkan bahan pembahasan berdasarkan agenda meeting itu. Makanya, agenda meeting harus dibagikan pada peserta sehari (atau maks 1 jam) sebelum meeting dijalankan ya.

Apa saja yang harus ada dalam catatan agenda meeting?

1. Poin-poin inti pembahasan (key talking points)
2. Struktur agenda pembahasan (siapa membahas apa dalam waktu berapa lama)
3. Daftar nama anggota tim yang mengikuti meeting dan perannya dalam meeting (misal, pemimpin meeting, notulen, time-keeper, pemateri)
4. Dokumen relevan yang akan dibahas saat meeting

Bingung? Monggo unduh referensi catatan agenda online meeting di sini.

Etika Online Meeting

Setiap meeting mungkin memiliki “gaya” yang berbeda-beda. Berikut di bawah ini adalah etika dasar yang biasanya diterapkan untuk kelancaran online meeting:

1. Untuk penyelenggara meeting: Setelah jadwal online meeting disepakati, kirimkan undangan dalam bentuk email atau Google Calendar pada setiap peserta meeting. Di dalamnya, sertakan link untuk video conference yang akan digunakan dan catatan agenda meeting. Jika kamu mengirimkan undangan dengan Google Calendar, kamu dapat mengeset reminder otomatis yang nanti akan muncul pada notifikasi hp para peserta.
2. Siapkan diri dengan telah membaca catatan agenda meeting, siapkan bahan yang dibutuhkan sebelum meeting dimulai. Jangan ikutan meeting dengan kepala kosong.
3. Pastikan kamu berada di tempat yang tidak bising dan berpotensi menimbulkan distraksi. Contohnya, online meeting di tengah jalan raya. Selain berisik, berpotensi menimbulkan kecelakaan juga.
4. Sudah siap dengan perangkat yang akan kamu gunakan online meeting maksimal 3 menit sebelum meeting dimulai.
5. Saat membuka online meeting, perkenalkan siapa saja yang mengikuti meeting ini.
6. Beri kesempatan untuk mereka berpartisipasi aktif (seperti memberikan pertanyaan atau tanggapan).
7. Jangan memotong pembicaraan secara tiba-tiba saat orang lain sedang menjelaskan. Kecuali kalau yang dibicarakan itu keluar dari konteks pembahasan.
8. Matikan suara notifikasi dari alat yang kamu gunakan untuk online meeting dan pastikan ngga ada pop up notifications. Kamu ngga mau orang lain baca chat dari temanmu yang tiba-tiba muncul padahal kamu lagi screen share layar desktopmu kan?
9. Jangan mengerjakan hal lain (seperti membalas chatting di hp saat yang lain sedang presentasi).

Tindak Lanjut Setelah Online Meeting

Pastikan setiap orang memahami hal yang sama dan juga mengetahui tugasnya masing-masing setelah online meeting disudahi. Untuk itu, penting untuk menunjuk seorang dari anggota meeting untuk menjadi notulen yang membuat catatan meeting. Agar semua informasinya tercatat.

Oke, kamu bilang, semua pasti membuat catatan meeting. Namun, catatan meeting seperti apa yang efektif dalam menyimpan semua informasi yang dibahas? Berikut ini adalah template yang dapat kamu gunakan untuk merencanakan + mencatat pembahasan online meetingmu!

Dengan itu, kamu punya dokumentasi yang lengkap agar jika di masa depan ingin meninjau ulang, catatannya semua ada. Karena sulit untuk bergantung pada ingatan kita saja.

Sekian, semoga bermanfaat, yaa!

. . .

— Tulisan dibuat oleh Fadhila Hasna Athaya.