Pastikan tim startupmu memahami konsepnya dulu kolaborasi lancar jaya!
Asal ada internet dan colokan listrik, kita bisa kerja bareng dengan tim walaupun gak lagi sama-sama. Banyak alat ajaib alias software aplikasi online gratis yang memungkinkan itu terjadi.
Namun, ada beberapa hal yang harus dipahami bersama sebelum mulai bekerja barengan dengan alat-alat ajaib ini. Apa saja? Yuk, simak bahasannya!
Pertama: Pahami Prinsip Kolaborasi Online
Berkaca dari pengalaman Doraemon yang meminjamkan alat ajaib pada Nobita, secanggih apapun alatnya, kalau ngga paham tujuan dan aturan makenya, ya buat apa. Berikut adalah prinsip umum kolaborasi online yang harus dijalankan agar alat ajaibnya beneran berguna:
1. TRANSPARANSI
Karena percakapan ini sering terjadi…
“Gaweanmu sebanyak apa?”
“Udah sampai mana progressnya?”
“Yang mana yang lagi dikerjain sih?”
Makanya… Pastikan tim startupmu tahu kondisi terkini. Terutama keadilan dalam pembagian beban kerja.
2. RESPONSIF
Karena percakapan ini sering terjadi…
“Eh sori baru bales, ketumpuk chat lain”
“Bisa bantu edit desain ini ngga, udah kuemail ya”
“Butuh cepet nih filenya, kita bagi tugas terus ntar disatuin sama si A ya”
Makanya… Untuk pengambilan keputusan dan membantu temanmu yang butuh bantuan, kamu harus sigap di jam kerja yang ditentukan.
3. DOKUMENTASI
Karena percakapan ini sering terjadi…
“Eh, file yang ini di mana ya?”
“HP-ku baru update nih, dokumennya ngga ke backup. Boleh kirim lagi ngga?”
“Tolong kirim dokumen untuk project A dong. Mau bikin komparasi dengan yang lagi kukerjain”
Makanya… Pastikan informasi itu harus dapat ditemukan di satu tempat, karena nggak semua berada di satu tempat yang sama.
Selain itu, baiknya kamu membuat aturan mainnya dengan jelas secara tertulis. Berikut adalah referensi yang bisa kamu pelajari untuk itu:GitLab’s Guide to All-RemoteGitLab is the world’s largest all-remote company with over 1,200 team members located in more than 65 countries around…about.gitlab.comThe ultimate guide to remote workZapier is a 100% distributed company with over 300 remote employees in 17 time zones and 28 countries. Whether you work…zapier.com
Kedua: Pahami Fungsi-Fungsi Utama Alat Ajaib
Buat yang nggak pernah pake, mungkin akan kesulitan saat menggunakannya karena fungsi software aplikasi online ini bisa beragam banget (tergantung kreativitas pengguna).
Nah ini beberapa software aplikasi online rekomendasi para mentor di #1000StartupDigital dan fungsi-fungsi utama yang bisa tim startupmu gunakan (+ gratis):
- TRANSPARANSI → Trello / Asana
- RESPONSIF → Slack / Google Docs / Figma
- DOKUMENTASI → Google Drive
Apa aja kelebihan mereka, kita bawah di bawah!
1. TRELLO / ASANA (untuk Project Management)
Aplikasi ini digunakan untuk mengetahui progress dari proyek-proyek yang dikerjakan menggunakan metode Kanban. Berasal dari bahasa Jepang, ‘kan’ artinya visual dan ‘ban’ artinya kartu, sehingga Kanban secara singkat diartikan “kartu visual”.
Biasanya, papan Kanban ini dibagi menjadi 3 bagian: to-do (akan dikerjakan), doing (sedang dikerjakan), dan done (telah dikerjakan) seperti gambar di bawah ini. Namun, kamu bisa sesuaikan lagi berdasarkan kebutuhan startupmu, misalnya to-do > doing > revisi 1 > revisi 2 > revisi ∞ > done (hehe, bercanda).
Dengan aplikasi Trello / Asana, kamu dapat menerapkan prinsip Transparansi dalam startupmu karena memungkinkan tim mengetahui progress pekerjaan dan siapa yang mengerjakan.https://cdn.embedly.com/widgets/media.html?src=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2FLyS53-0jkok%3Ffeature%3Doembed&display_name=YouTube&url=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fwatch%3Fv%3DLyS53-0jkok&image=https%3A%2F%2Fi.ytimg.com%2Fvi%2FLyS53-0jkok%2Fhqdefault.jpg&key=a19fcc184b9711e1b4764040d3dc5c07&type=text%2Fhtml&schema=youtube
Pelajari lebih lanjut:
2. SLACK (untuk Communication Hub Startupmu)
Aplikasi ini biasa digunakan untuk komunikasi internal startup. Bagusnya, pembicaraanmu tentang pekerjaan ngga akan kecampur dengan chatting keluarga dan teman. Meminimalisasi distraksi untuk bahas hal di luar kerjaan saat bekerja juga.
https://cdn.embedly.com/widgets/media.html?src=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fembed%2F7YUTc4Cigc8%3Ffeature%3Doembed&display_name=YouTube&url=https%3A%2F%2Fwww.youtube.com%2Fwatch%3Fv%3D7YUTc4Cigc8&image=https%3A%2F%2Fi.ytimg.com%2Fvi%2F7YUTc4Cigc8%2Fhqdefault.jpg&key=a19fcc184b9711e1b4764040d3dc5c07&type=text%2Fhtml&schema=youtube
3. GOOGLE DOCS (untuk ngerjain satu file tertulis barengan)
Aplikasi ini biasa digunakan untuk kolaborasi bersama dalam mengerjakan sebuah file. Misalnya, saat lagi meeting, dengan menggunakan Google Docs, dokumen notulensi dapat dilihat dan ditulis bersama-sama.
4. FIGMA (untuk ngerjain file desain, mockup, prototype barengan)
Aplikasi ini bisa disebut sebagai Google Docs-nya perdesainan.
Anak desain kadang ngerasa ribet saat mau ngasih liat progres ke tim startupnya, karena yang untuk buka file yang dia kerjakan hanya bisa dengan aplikasi desain (misal Adobe Illustrator, kan biasanya cuma anak desain doang yang install itu). Sehingga ia harus mengekspor filenya jadi gambar .jpeg atau .png, baru dikirim via email atau chat.
Dengan Figma, anak desain tinggal share link project-nya, dan orang yang menerima link tersebut tinggal membukanya di browser. Ga ribet-ribet lagi~ Oh iya, untuk versi gratis, Figma hanya bisa 2 editor, ya.
Kalau untuk desain khusus untuk prototyping (yang punya versi gratis), rekomendasi lainnya ada: Invision dan Adobe XD.
Pelajari lebih lanjut:
5. GOOGLE DRIVE (untuk naro semua dokumen kerja)
Aplikasi ini gunanya ibarat hardisk eksternal yang bisa diakses orang-orang dalam waktu yang sama dari mana aja. Mau dari HP atau browser desktop, bisa. Untuk versi gratis, kamu mendapat storage 15 GB per user.
Kunci utama agar tim kamu dapat menggunakan Google Drive dengan pengarsipan yang rapi adalah disiplin terhadap penamaan file dan folder.
Ketiga: Gunakan Setiap Hari, Bisa di HP atau Desktop
Alat ajaib ini ngga akan berguna kalau tim kamu nggak pakai. Untuk mengaksesnya pun mudah, bisa di desktop maupun HP. Jadi ngga ada alasan untuk kabur dari kerjaan.
Untuk buka di desktop, kamu ngga harus download dan install! Buka langsung buka di-browser.
Untuk buka di hp, download di Google Play Store atau iOS App Store, ya.
Referensi lainnya:
- Five key lessons learned from five years working remotely
- The 53 Best Startup Tools for 2020 (By Job Function)
- 25 useful free online tools for workshops and meetings
- Best online collaboration tools of 2020: software for shared editing and communications
- [Youtube Playlist] Remote Work oleh Gitlab
Sekian, semoga bermanfaat!
. . .
— Tulisan dibuat oleh Fadhila Hasna Athaya
Bagikan artikel ini
