Mengenal Onboarding
Onboarding adalah proses di mana karyawan baru dikenalkan pada perusahaan tempatnya bekerja. Saat onboarding, karyawan mendapatkan informasi penting mulai dari pengetahuan dan peraturan perusahaan, perkenalan dengan tim baru, serta beberapa perilaku lain yang mendukung karyawan bisa menjadi tim baru yang efektif.
Pada tahun 2013, Aberdeen Group melakukan penelitian tentang on-boarding. Hasil studi mengungkapkan bahwa 86% responden yang melakukan onboarding merasa bahwa mereka bisa bekerja di perusahaan tersebut dalam jangka panjang diputuskan dalam enam bulan pertama saat ia bekerja. Inilah yang membuat onboarding menjadi sangat penting untuk diberlakukan saat perusahaanmu menerima karyawan baru.
Seberapa penting proses onboarding?
- Karyawan baru sangat membutuhkan panduan tentang bagaimana ia bisa menyelesaikan pekerjaan di lingkungan yang baru.
- Untuk bisa menyelesaikan pekerjaan dengan baik, maka karyawan baru perlu memahami bagaimana ia bisa masuk ke dalam budaya perusahaan.
- Memotivasi karyawan baru karena membuat ia merasa diterima secara baik
oleh perusahaan tersebut.
Yang perlu diketahui saat ingin merancang program onboarding
- Sebagai founder atau anggota dari sebuah startup, kamu tidak perlu ragu untuk memulai dari awal. Menyusun program onboarding membutuhkan iterasi sehingga sangat wajar apabila onboarding yang pertama kali dilakukan berjalan kurang mulus. Penyempurnaan proses onboarding perlahan bisa ditingkatkan seiring bertambahnya anggota tim ke dalam startup.
- Kumpulkan semua sumber daya yang kamu miliki. Baik itu sistem yang kamu miliki di perusahaan, tools bantu, hingga sumber daya manusia yang akan menerapkan proses onboarding. Dengan membuat daftar resource, maka kamu bisa merancang skema onboarding dengan lebih terstruktur.
- Proses onboarding tidak bisa berjalan tanpa dukungan penuh dari tim terkait. Misalnya saja, untuk memandu developer yang baru masuk, maka salah satu tim IT bisa dipercaya untuk memberi arahan terkait workflow dan menunjuk salah satu orang dari tim operasional untuk memberikan akses akun ke dalam sistem.
Checklist onboarding secara umum
Beberapa panduan di atas bisa membantumu saat merancang program onboarding. Namun, apabila kamu masih merasa kesulitan, di bawah ini kami sajikan checklist atau daftar apa saja yang harus disiapkan untuk membangun proses onboarding yang efektif.
- Mengenalkan budaya perusahaan
Setelah kamu mengirimkan surat penawaran dan disetujui oleh karyawan baru, maka tentukan di tanggal berapa ia bisa mulai bekerja. Membangun komunikasi dengan karyawan baru bisa dimulai saat pengenalan budaya perusahaan. Berikan gambaran secara singkat tentang tujuan perusahaan, visi, misi, serta nilai-nilai atau value yang dijalankan di startupmu. - Berikan contoh nyata bagaimana budaya perusahaan diterapkan
Setelah proses perkenalan budaya perusahaan, selanjutnya kamu bisa memberikan hal konkrit agar karyawan baru betul-betul memahami dan bisa beradaptasi lebih mudah. Contohnya kamu bisa menceritakan tentang value “transparansi” yang diterapkan di startup dengan cara kerja tim yang mengharuskan stand up meeting setiap hari selama 10 menit. Tim yang ditunjuk untuk melakukan onboarding juga harus bisa membagikan sikap dan perilaku apa saja yang diapresiasi dan dihindari untuk dilakukan di lingkungan kerja. Dengan bercerita mengenai perusahaan saat onboarding, maka karyawan baru akan merasa dirinya disambut dengan baik serta diharapkan bisa meningkatkan keterbukaan dan produktivitas kerja. - Menggali karakteristik karyawan
Setelah tim onboarding menjelaskan beberapa hal penting yang perlu diketahui oleh karyawan baru, selanjutnya gali lebih jauh tentang karakteristik karyawan. Tanyakan apakah dari penjelasan yang diberikan tentang proses onboarding, ada yang kurang jelas atau mungkin merasa kesulitan untuk dilakukan. Dengan begini, maka tim onboarding dapat menjelaskan secara lebih luas sehingga proses onboarding akan berjalan dengan mulus. Kamu dan tim onboarding juga bisa menanyakan opini karyawan baru dari proses onboarding yang sedang dijalani. Melalui proses ini kamu bisa lebih memahami dari sudut pandang karyawan dan menggali insight untuk proses onboarding selanjutnya. - Menyediakan dokumen pendukung
Di tahapan ini, kamu bisa memberikan akses untuk dokumen pendukung agar karyawan baru bisa mempraktikkan budaya startup dan peraturan perusahaan. Dari sini, kamu sudah bisa melakukan melacak, apakah karyawan baru sudah benar-benar memahami dan menerapkannya langsung ke aktivitas pekerjaan sehari-hari.
Siapkan satu orang mentor yang bisa mendampingi karyawan baru apabila mengalami kesulitan saat masa onboarding. Setelah semuanya selesai, jangan lupa untuk terus mengulangi interaksi dan memperbanyak komunikasi dengan para karyawan baru. Tujuannya adalah untuk menanamkan nilai, aturan, dan budaya kerja hingga menjadi kebiasaan yang berdampak baik bagi karyawan dan perusahaan.
Checklist onboarding secara teknis
Checklist di bawah ini lebih membahas hal teknis yang perlu dilakukan saat onboarding. Gunakan checklist ini sebagai panduanmu, ya!
- Mengirim e-mail penyambutan karyawan baru
- Review kontrak kerja
- Menandatangani kontrak kerja
- Memberikan akses masuk ke kantor (misal ID card, kunci loker, atau hal-hal yang berkaitan dengan akses)
- Memasukkan ke group chat perusahaan secara general (semua tim) dan tim khusus
- Memberikan akses ke tools atau ke sistem perusahaan yang terkait dengan jabatan dan deskripsi pekerjaan
- Membagikan knowledge seputar perusahaan
- Memasukkan ke dalam payroll
- Memberikan benefit perusahaan
- Meneliti kembali dokumen-dokumen terkait pekerjaan, kontrak kerja, akses, perpajakan, dan lain-lain
- Menjelaskan tujuan perusahaan, visi dan misi, budaya kerja, peraturan perusahaan, nilai perusahaan, dan
- principal lainnya.
- Mengenalkan ke dalam tim menyeluruh dan dedicated team
- Office tour
- Mengenalkan software, aplikasi, atau platform yang digunakan selama bekerja
- Mengenalkan workflow
- Menugaskan mentor untuk membimbing karyawan baru
- Menugaskan beberapa task harian yang mendukung pekerjaan utama atau hal-hal yang berkaitan dengan BAU (Business as Usual)
- Menugaskan project
- Feedback 1-on-1
- Jadwalkan meeting dengan mentor
- Berikan training tambahan jika karyawan merasa ada kesulitan
- Performance review
- Evaluasi proses onboarding
Semoga penjelasan tentang onboarding kali ini bisa membantumu menerapkan proses onboarding di startup dengan lebih efektif. Selamat mencoba!
. . .
Artikel ini telah terbit pada Buku Saku RINTISAN Edisi 6: Talent. Silakan klik link ini untuk membaca artikel eksklusif lainnya di RINTISAN.
Bagikan artikel ini
