Hampir sebagian besar waktu saat bekerja, akan ada rapat atau pertemuan dalam tim. Rapat ini bisa saja berjalan dengan cepat, hingga berlangsung dengan lama sekali. Baik itu diselesaikan cepat atau lambat, rapat atau pertemuan memang ‘memakan’ banyak waktu. Untuk itu, praktik terbaiknya adalah dengan membiasakan diri terhadap hal-hal yang dapat meningkatkan keefektifan saat pertemuan berlangsung. Contohnya seperti apa? Kamu dapat ketahui lebih jauh lewat artikel berikut ini, ya.
1. Membuat batasan dengan jelas
Agar tidak burnout, sebaiknya setiap individu harus membuat batasan dengan jelas. Ini adalah salah satu tips merawat dan memelihara mental selama banyak pekerjaan yang harus diselesaikan menggunakan meeting online. Kuncinya dengan mendengarkan dan menciptakan ruang. Terutama sebagai pemimpin, kamu tidak perlu langsung memberikan saran dan mencoba memecahkan masalah yang ada. Kamu bisa mendorong mereka untuk mencoba memecahkan masalah dengan arahan darimu. Ini juga akan meningkatkan proses berpikir kreatif dan kerja sama antar tim dengan lebih baik.
2. Melakukan evaluasi secara berkala
Agar kinerja tim semakin efektif, maka harus ada pertemuan 1 on 1 antara anggota tim dengan pimpinannya. Contohnya adalah mengevaluasi tiga hal yang berjalan baik di bulan lalu, tiga hal yang berjalan kurang maksimal di bulan lalu, serta tiga hal penting yang ingin dilakukan bulan berikutnya.
3. Mencoba untuk melihat dari sudut pandang yang lebih banyak
Faktanya, tidak setiap pertemuan yang digelar bisa berjalan dengan lancar. Terkadang, konflik terjadi dan perdebatan dalam ruang pertemuan bisa berlangsung dengan ‘panas’. Untuk menyiasati hal ini, ciptakanlah budaya untuk berpikir lebih jernih dengan berhenti sejenak. Cobalah untuk menganalisa masing-masing pendapat dan berani untuk melihat perspektif orang lain secara lebih koheren. Hal ini akan membantu untuk membawa informasi ke titik terang yang baru, yang mungkin bisa menjadi jalan untuk membantu memutuskan pilihan mana yang lebih tepat. Dengan membuat orang lain berbagi perspektif mereka, kamu bisa mengumpulkan banyak poin dan data yang mengarah pada kebenaran secara lebih akurat.
4. Memastikan pesan-pesan penting yang ‘terselip’ dalam obrolan
Saat ada pertemuan, waktu akan terasa berjalan lebih cepat karena ada banyak pembicaraan yang terjadi. Hal ini bisa menimbulkan kebingungan ketika sesi pertemuan selesai, ‘Apa saja hasil pembicaraan dari pertemuan tadi? Manakah yang merupakan opini? Dan mana yang menjadi keputusan?’. Jadi, sebagai peserta pertemuan, kita harus bisa membedakan mana yang harus menjadi prioritas dan mana yang bukan. Saran terbaik adalah, biarkanlah kamu ‘ikut arus’ ke dalam ide-ide yang dikemukakan, namun batasi jumlahnya. Misalnya apabila ada rekan kerja atau atasan memberikan saran spesifik yang mungkin tidak kamu setujui, selalu tanyakan dengan detail apa maksud dari permintaan tersebut. Pastikan kamu menanyakan, apakah itu suatu keputusan atau tidak? Jika memang itu sebuah keputusan, maka respon seperti, ‘Saya akan menindaklanjuti poin tersebut lagi bersama Anda (sebutkan nama orangnya). Maka dengan begitu, orang lain akan merasa dihargai dan permintaan akan pekerjaan menjadi lebih jelas.
5. Hati-hati terjebak dalam pemikiran kelompok
Saat rapat berlangsung, ada beberapa orang yang sering dianggap ‘aktif’ dan banyak memberikan masukan. Begitu pula sebaliknya. Untuk meminimalisir orang-orang yang cenderung lebih ‘pasif’ agar tidak terjebak dalam pemikiran kelompok dan berbicara ‘Saya ikut apa kata konsensus saja,’ kamu bisa mencoba cara ini. Luangkan waktu agar setiap individu memberikan sumbangsih idenya, dan rapat digunakan sebagai ajang untuk mengevaluasi ide-ide tersebut secara berkelompok. Ada beberapa studi dari Harvard Business Review tentang hal ini. Yakni dengan memberi para eksekutif dua minggu sebelum waktu rapat untuk menuliskan apa yang menurut mereka harus menjadi tiga fokus untuk tahun mendatang.
Selanjutnya, masing-masing eksekutif mendapat waktu lima menit di rapat untuk membicarakan saran mereka. Kemudian memasukkan semua saran ke dalam daftar. Setiap eksekutif kemudian membuat peringkat yang mengurutkan apa saja lima inisiatif yang menurutnya bisa menjadi prioritas. Cara ini dirasa lebih berhasil karena membiarkan semua orang untuk memikirkan tujuan secara individu, sekaligus menghindari jebakan pemikiran kelompok. Kemudian, cara tersebut dinilai lebih bijaksana karena tidak ada banyak urgensi saat ide ‘dipaksa’ untuk ada saat rapat berlangsung.
Nah, itu tadi 5 cara yang dapat kamu lakukan untuk membuat rapat atau pertemuan berlangsung dengan lebih efektif. Akan lebih baik untuk membiasakan hal tersebut sehingga menjadi budaya bagi setiap individu dalam lingkungan kerja. Selain itu, dengan rapat yang berjalan dengan efektif, maka kinerja masing-masing orang tentu punya peluang lebih besar mengalami peningkatan. Sebab, keputusan dan ide-ide yang berhasil direalisasikan setelah rapat berlangsung dapat terjadi karena kerja sama yang baik mulai dari tiap individu, hingga antar kelompok.
Gerakan Nasional 1000 Startup Digital adalah upaya bahu membahu penggerak ekosistem startup digital Indonesia untuk saling terkoneksi, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman.
Diinisiasi sejak 2016, gerakan ini diharapkan mendorong terciptanya mencetak startup yang menjadi solusi atas masalah dengan memanfaatkan teknologi digital. #1000StartupDigital memberikan pembinaan bagi calon founder untuk membentuk tim, membuat MVP, hingga meluncurkan produknya ke pasar.
Karena Indonesia maju, #MulaiDariKamu!
Bagikan artikel ini
