One-on-one session idealnya diadakan oleh manajerial untuk mengetahui performa karyawan, perkembangan maupun hambatan yang dilalui karyawan selama bekerja. Sayangnya, banyak yang tidak memanfaatkan peluang ini dengan baik, dikarenakan terjebak dalam pertanyaan-pertanyaan monoton seputar performa kerja saja. Padahal, ada banyak loh yang bisa kamu ketahui dari karyawanmu.

“Bagaimana saya mempersiapkan one-on-one session yang baik?”

One-on-one session yang baik adalah yang seimbang; kita bisa membangun kepercayaan yang personal kepada karyawan, sembari tetap profesional dan tidak kehilangan tujuan awal. Tidak hanya kamu, karyawan pun harus memahami pentingnya one-on-one session. Maka, sebelum berharap mereka memiliki kesadaran terhadap hal itu, tanamkanlah terlebih dahulu kepada mereka.

Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mempersiapkan one-on-one session:

• 10/10/10 Model — Menurut James Carr (Director of Engineering di Reify Health), metode 10/10/10 pas untuk one-on-one session selama 30 menit. 10 menit pertama membahas kesan mereka selama bekerja, 10 menit berikutnya kamu bisa membahas yang ingin kamu sampaikan, dan 10 menit terakhir bisa untuk pembahasan plan jangka panjang.
• The Completely Hands-off Model — Menurut Lorena Scott (Chief People Officer di Caseware), one-on-one session bisa juga digunakan untuk melengkapi performance review yang diadakan secara berkala. Hal ini bisa ditekankan, terutama bagi kantor-kantor yang melakukan performance review enam bulan sekali. Dalam jarak tersebut, one-on-one session bisa menggantikan gapnya.
• The ‘set meeting guidelines and let them run with it’ — Menurut Bronwyn Smith, Head of Merchant Experience di Shopify, menentukan agenda dan peraturan one-on-one sangatlah penting. Sisanya, one-on-one sebaiknya fleksibel mengikuti ke mana karyawan membawa alurnya.

“Apa saja pertanyaan yang bisa saya tanyakan ke karyawan saya?”

Kami paham bahwa seringkali seorang HR maupun atasan takut offside dalam menggali hal-hal yang ingin diketahui dari karyawannya. Satu hal yang harus kamu ingat adalah profesionalitas dan fokus kepada pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan perkembangan karir mereka dan kemajuan perusahaan kamu.

Menurut Hiba Amin, seorang Senior Marketing Manager dari Demand Generation, ada empat hal yang menjadi fokusnya dalam merencanakan one-on-one session:

Growth

Di sini kamu bisa bertanya seputar perkembangan personal dan profesional dari karyawanmu. Fokuslah kepada sejauh apa mereka bertumbuh, apa yang menghambat mereka, dan apa yang bisa kamu bantu sebagai atasan untuk meningkatkan produktivitas mereka. Menurut Gallup, ketika seorang karyawan konsisten dengan performance feedbacknya, maka ia telah memiliki keterikatan yang sehat pada tempat kerjanya secara psikologis maupun emosional.

Motivation

Percakapan yang berpusat pada motivasi sangatlah baik bagi kelangsungan one-on-one sessionmu. Dari sini juga kamu bisa mengetahui apa yang membuat karyawanmu senang, memicu semangat mereka, atau bahkan menjadi penghalang mereka dalam bekerja. Sedikit mirip dengan growth, namun di sini kamu bisa memancing reaksi mereka yang apa adanya, dan bukan dari pertanyaan yang secara blak-blakan kamu tanyakan.

Communication

Bukan hanya karyawan, tapi sebagai HR maupun founder, kamu juga bisa mengembangkan skill komunikasimu lewat berinteraksi bersama mereka. Lewat interaksi ini, kamu bisa juga menerka seperti apa dan apa saja yang karyawanmu resap dari kamu, kerja samanya dengan divisi lain, maupun lingkaran pertemanannya di kantor.

Work

Hal paling berbahaya dari topik seputar kantor adalah kemungkinan one-on-one session menjadi ‘daily reports’. Hal ini tentu harus dibedakan, meski memang one-on-one bisa mendukung datamu dalam melakukan review nantinya. Kamu bisa membawa pembicaraan dengan santai, atau menegaskan karyawanmu untuk ‘santai aja’ selama one-on-one.