Kamu merupakan seorang manajer atau leader yang sering kewalahan dengan pekerjaanmu? Coba kita cari tahu bersama penyebabnya ya!
Salah satu yang bisa coba kamu tanyakan dan refleksikan adalah “Apakah aku sudah melakukan pendelegasian tugas dengan baik?”
Ketika kamu memiliki wewenang, mendelegasikan pekerjaan ke tim kerja merupakan sebuah kemampuan yang juga harus diasah. Tak cukup hanya cakap dalam melakukan pekerjaan harian, kamu juga harus bisa membagikan tanggung jawab pekerjaan ke orang yang tepat dengan arahan kerja yang efektif dan efisien.
Dalam kasus tertentu, kebanyakan orang dipromosikan dan mendapat jabatan manajer atau bahkan lebih tinggi karena telah melakukan pekerjaannya dengan baik. Posisi manajer tersebut sebenarnya sudah tidak lagi menuntut kamu untuk melakukan day-to-day work, melainkan hal yang lebih penting yaitu mengatur dan mengelola tim serta proyek dalam skala yang lebih besar.
Namun, sering kali manajer terjebak untuk bisa melakukan banyak hal yang biasa dilakukan di peran sebelumnya dengan kualitas lebih baik. Hal tersebut biasanya terjadi karena mereka ingin membuktikan ke perusahaan atau atasannya bahwa mereka tidak salah memilih manajer. Padahal kondisi tersebut bisa menghambat kinerja yang merugikan dirimu bahkan tim kamu.
Meski bagi sebagian manajer rasanya tidak nyaman atau ragu-ragu ketika akan mendelegasikan pekerjaannya, delegasi jadi salah satu cara agar semua bisa sama-sama nyaman dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. Kalau kamu masih perlu mengasah kemampuan pendelegasian tersebut, coba pahami 5 tahapan berikut ya.
1. Mengubah Pola Pikir Sebagai Pemimpin
Sebagai seseorang yang terbiasa menyelesaikan pekerjaan dengan baik, mungkin kamu merasa nyaman untuk mengerjakan segala sesuatunya sendiri. Namun, di posisi ini kamu harus bisa mengubah pola pikir pekerjaanmu dari ‘doing’ menjadi ‘managing’.
Sebagai manajer, kesuksesanmu tidak lagi diukur dari seberapa baik kamu menyelesaikan pekerjaan, melainkan dari seberapa baik kamu membantu tim untuk berkembang, mencapai tujuan mereka, dan berkontribusi pada visi perusahaan.
Dengan mulai mengubah pemahaman tersebut, langkah berikutnya adalah menyadari bahwa kedepannya kamu perlu membantu tim belajar dan memberikan mereka kesempatan untuk mengerjakan tugas yang lebih menantang. Ingat selalu bahwa delegasi adalah tentang melepaskan sebagian kendalimu namun meningkatkan sikap tanggung jawab akan pekerjaan.
2. Menentukan Pekerjaan dan Penanggung Jawabnya
Buat daftar pekerjaan dengan mengurutkan skala prioritas serta tingkat kesulitannya. Dari hal tersebut kamu bisa mengatur mana pekerjaan yang akan kamu pegang dan mana yang akan didelegasikan.
Daftar pekerjaan yang akan dibagi ke tim kamu juga perlu dicocokkan sesuai dengan kemampuan tim. Ketika menyusun daftar ini, pikirkan sebaik mungkin agar setiap pekerjaan bisa terdistribusi secara rata.
Untuk membantumu membagi pekerjaan tersebut, coba susun dengan menanyakan hal-hal berikut:
“Apa saja pekerjaaan yang termasuk high-level?”
Proyek high-level ini biasanya berkontribusi pada prioritas strategis jangka panjang perusahaan dan sering kali memerlukan pengalaman dan keahlianmu sebagai pemimpin. Tugas atau pekerjaan tersebut sebaiknya tidak didelegasikan.
“Apa saja pekerjaan yang bisa jadi kesempatan belajar bagi tim?”
Setiap tugas dan pekerjaan yang kamu delegasikan sebaiknya bisa membantu anggota timmu berkembang, baik dengan memberikan mereka visibilitas yang lebih besar atau menantang mereka untuk bisa belajar dan bertumbuh. Idealnya, pekerjaan tersebut harus selaras dengan kekuatan, tujuan, atau rencana pengembangan karier anggota tim kamu.
“Dari sebuah proyek atau pekerjaan, bagian mana yang perlu kolaborasi dan didukung dengan keahlian anggota tim tertentu?”
Jika kamu masih merasa ragu untuk mendelegasikan seluruh proyek, kamu bisa pertimbangkan bentuk lain dari delegasi. Silakan mendelegasikan bagian-bagian yang memerlukan keahlian khusus dari anggota tim kamu. Sehingga kamu bisa lebih fokus pada tugas utama, sementara anggota tim kamu mendapatkan kesempatan untuk berkembang dan berkontribusi.
3. Komunikasikan Tugas dan Peran dengan Jelas
Anggota tim kamu perlu memahami apa saja yang kamu delegasikan, alasan mereka dipilih, dan apa yang kamu harapkan dari hasil kerja anggota tim kamu. Oleh karena itu, selain melakukan briefing atau alignment pekerjaan, kamu juga perlu melakukan hal-hal berikut:
Set jadwal 1-on-1
Gunakan kesempatan ini untuk menjelaskan secara rinci hal-hal diluar teknis pekerjaan, seperti apa yang kamu harapkan dan alasan kamu mendelegasikan pekerjaan tersebut. Dalam sesi ini kamu harus mempersilakan tim kamu untuk bertanya atau menanggapi pekerjaan darimu.
Memberi waktu untuk anggota tim kamu memahami pekerjaannya
Tim kamu perlu memproses informasi yang diterima, hal ini akan memantik tim kamu menyampaikan pertanyaan atau pendapat yang mungkin bisa menarik untuk diolah.
Pertegas peran dan timeline
Kamu perlu berdiskusi load pekerjaan yang sedang dipegang atau kendala yang dihadapi. Agar dalam menegaskan peran dan timeline tidak menyulitkan kedua pihak. Sampaikan juga hal-hal terkait update progres pekerjaan, atau sejauh mana tim kamu bisa membuat keputusan secara mandiri.
4. Berikan Apresiasi dan Tanggapan Positif
Saat mengadakan update pekerjaan, berikan tanggapan yang konstruktif dan apresiasi kepada anggota tim. Jika hasilnya masih belum memuaskan, ajukan pertanyaan dengan jelas untuk membantu mereka mengevaluasi kinerja mereka sendiri sebelum kamu memberikan pandangan.
Selain itu, penting untuk menekankan bagaimana kontribusi mereka mendukung tujuan tim atau perusahaan. Jika mereka suka dipuji di depan umum, pertimbangkan untuk memberikan apresiasi di platform atau media komunikasi tim kerjamu.
5. Lakukan Evaluasi Kinerja Bersama
Setelah pekerjaan yang kamu delegasikan tersebut selesai, ajak anggota tim untuk melakukan evaluasi bersama guna meninjau bagaimana proses tersebut berjalan dari sudut pandang mereka.
Tanyakan hal-hal seperti, “Bagaimana pengalaman ini bagi kamu?” “Apa yang kamu pelajari dari ini?” atau “Apa hambatan tersulit?”. Melalui percakapan ini, kamu bisa menemukan cara untuk lebih mendukung anggota tim di waktu mendatang sekaligus mengidentifikasi cara meningkatkan kemampuan delegasimu.
Kesimpulan
Jadi, dari langkah-langkah di atas, tugas utama kamu akan lebih banyak menetapkan tujuan dan harapan, sementara anggota tim kamulah yang menentukan cara terbaik untuk mencapainya.
Tentu tidak bisa secara instan dan ideal kamu terapkan langsung. Proses delegasi ini akan memakan banyak waktu hingga akhirnya bisa mencapai hasil kerja yang sepadan. Akan tetapi setidaknya kamu sudah memulai dari sekarang karena jika kamu tidak andal dalam mendelegasikan tugas, kamu tidak akan bisa berkembang sebagai pemimpin.
. . .
Gerakan Nasional 1000 Startup Digital adalah upaya bahu membahu penggerak ekosistem startup digital Indonesia untuk saling terkoneksi, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman.
Diinisiasi sejak 2016, gerakan ini diharapkan mendorong terciptanya mencetak startup yang menjadi solusi atas masalah dengan memanfaatkan teknologi digital. #1000StartupDigital memberikan pembinaan bagi calon founder untuk membentuk tim, membuat MVP, hingga meluncurkan produknya ke pasar.
Karena Indonesia maju, #MulaiDariKamu!
Bagikan artikel ini
