Tidak ada satu pun orang yang ingin diabaikan. Lalu, bagaimana dengan email penting yang tidak dibalas? Padahal kita butuh balasan yang cepat, karena harus mengerjakan banyak hal lain yang juga mendesak.
Tenang, hal itu pasti akan terjadi dalam setiap bisnis. Pesan tidak dibalas. Pesan hanya dibaca. Pesan belum dibuka hingga berhari-hari. Pesan dibalas tetapi tidak sesuai konteks. Dan mungkin permasalahan lain yang juga pernah kamu alami.
Apalagi jika ternyata kamu harus melakukan follow up, atau konfirmasi ulang dari pesan yang sudah diabaikan sebelumnya. Ini bisa jadi terasa canggung jika kamu harus melakukannya secara berulang. “Capek banget gak sih, dicuekin?”, kalau boleh curhat, mungkin kamu akan mengeluh seperti itu. Namun, sebelum kamu sempat mengeluh, boleh banget untuk menerapkan beberapa tips di bawah ini, ya.
Memodifikasi subjek email
Menurut Harvard Business Review, 47% email berhasil dibuka karena subjeknya menarik. Bahkan, penelitian menunjukkan bahwa baris subjek dengan empat kata memiliki open rates (atau tingkat keterbukaan) paling tinggi. Ini masuk akal karena hampir dua pertiga email dibaca melalui smartphone. Jadi, hindari menulis subjek email terlalu panjang, ya. Itu membutuhkan latihan, tapi bukan berarti kamu tidak bisa.
Contohnya datang dari Paul yang ingin menulis email ke rekannya agar menandatangani rencana komunikasi terkait pengumuman kepindahannya ke grup baru. Subjek emailnya tertulis, “Rencana komunikasi tim sebelum pengumuman perusahaan”. Menurutmu, apakah subjeknya sudah menarik? Benar, email pertamanya tidak direspon oleh rekannya.
Untuk itu, Paul mengirim email lagi dan mengubah subjeknya menjadi, “Mendesak: rencana komunikasi”. Email tersebut ternyata mendapat balasan segera. Memang, begitu pentingnya subjek email terhadap respon dan balasan dari penerima email. Namun, tidak semua email bersifat mendesak seperti kasus yang ada pada Paul, kamu tetap harus hati-hati dalam memilih kata.
Kamu perlu menghindari frasa umum seperti “follow up” (menindaklanjuti), kata “pengumuman”, atau kata lain yang dirasa tidak langsung menuju inti atau tidak terlalu mewakili isi email. Sarannya, kamu dapat menggunakan baris subjek untuk memberikan tinjauan singkat pada penerima email tentang apa yang kamu minta. Misalnya, “langkah selanjutnya untuk proyek X” atau “pertanyaan tentang lamaran pekerjaan X”.
Memperhatikan nada bicara
Dalam menulis, kamu perlu hati-hati ketika mencantumkan setiap kalimatnya. Alasannya, nada bicara yang tidak disebutkan ini bisa menjadi salah arti. Contoh, jika kamu menulis “tidak”, orang lain akan sulit membayangkan apakah orang yang berbicara mengucapkan kata tersebut sambil tersenyum atau ekspresi yang ketus, bukan?
Jika memang niatmu ingin menuliskan “tidak” secara halus, kamu akan lebih baik menuliskan “untuk kali ini sepertinya kami tidak bisa menerimanya” dibandingkan dengan menuliskan “tidak” saja. Sampai di sini, semoga kamu menjadi lebih jelas, ya.
Email yang berisi pesan terdengar ramah dan sopan, memiliki tingkat respon 10–15% lebih tinggi dibandingkan pesan yang lebih netral. Contohnya email yang berisi pesan dengan nada netral adalah:
“Tolong kirimkan masukanmu mengenai proyek saya paling lambat hari Kamis.”
Kamu dapat membandingkannya dengan email ini dengan nada yang lebih positif:
“Mengingat pengalamanmu dengan proyek semacam ini, saya ingin mendapatkan masukan mengenai pekerjaan yang telah saya lakukan sejauh ini. Ini akan menjadi kemenangan besar bagi saya dan tim, jadi kami menghargai waktumu untuk mengirimkan segala pemikiran dan idemu paling lambat hari Kamis.”
Beda, bukan?
Email pertama dengan nada yang netral bisa menjadi salah arti sebagai pesan yang menuntut. Sebaliknya, email kedua terkesan lebih optimis dan mengapresiasi penerimanya, dan itu sangat membantu penerima untuk lebih bersemangat dalam mengerjakan tugasnya tepat waktu.
Singkat dan sederhana
Penerima email akan lebih memilih untuk membaca email pendek dengan bahasa yang mudah dipahami, dibandingkan dengan membaca email berisi empat halaman yang ditulis dengan istilah canggih dan rumit. Pesan yang efektif adalah pesan singkat yang mudah dipindai. Menurut penelitian, jumlah kata dalam email yang efektif adalah 75 hingga 100 kata, akan tetapi bisa juga lebih, tergantung dari kasusnya. Email dengan jumlah kata 75–100 justru menghasilkan respon tertinggi hingga 51%. Artinya, jika kamu meneruskan email awal, pesan balasan akan menjadi lebih singkat.
Begitu pula dengan penggunaan bahasa yang sederhana. Menurut penelitian, email dengan bahasa sederhana menghasilkan tingkat respon tertinggi 53%, sedangkan email panjang dan rumit sering dikesampingkan dan akan ditinjau kembali nanti.
Dalam setiap proses bisnis, akan ada fase ketika pihak lain tidak membalas pesan kita. Semoga dengan menerapkan beberapa tips di atas, pesanmu akan lebih cepat mendapat respon, dan proses bisnismu dapat berjalan lebih lancar.
. . .
Gerakan Nasional 1000 Startup Digital adalah upaya bahu membahu penggerak ekosistem startup digital Indonesia untuk saling terkoneksi, saling berbagi pengetahuan dan pengalaman.
Diinisiasi sejak 2016, gerakan ini diharapkan mendorong terciptanya mencetak startup yang menjadi solusi atas masalah dengan memanfaatkan teknologi digital. #1000StartupDigital memberikan pembinaan bagi calon founder untuk membentuk tim, membuat MVP, hingga meluncurkan produknya ke pasar.
Karena Indonesia maju, #MulaiDariKamu!
Bagikan artikel ini
