Pernah dengar istilah ‘Pelanggan adalah Raja’? Sebagai penyedia layanan, kamu harus bisa memberikan yang terbaik agar pelanggan atau calon pelanggan tidak kabur. Di sinilah peran krusial customer service. Berikut ini tujuh cara yang bisa dilakukan oleh customer service sebuah perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

1. Bersikap sopan dan ramah dengan pelanggan

Salah satu kunci customer service yang baik adalah dengan bersikap ramah. Mulailah dengan menyapa pelanggan dan selalu bersikap sopan. Penting untuk selalu berempati kepada pelanggan meskipun mereka sedang komplain. Usahakan proaktif selama berkomunikasi dengan pelanggan. Perhatikan kebutuhan mereka dan tawarkan bantuan atau solusi bahkan sebelum mereka bertanya.

2. Respons cepat tanggap

Orang kerap bertanya seputar detail produk atau jasamu jika mereka tertarik untuk membeli. Ingat pula bahwa tidak semua pelanggan punya banyak waktu untuk menunggu respons darimu. Nah, menyediakan customer service yang cepat tanggap dalam merespons pertanyaan merupakan salah satu strategi jitu. Cobalah untuk membalas panggilan telepon dan pesan mereka dalam kurun waktu 1 x 24 jam. Lalu, jawab pertanyaan mereka satu per satu dengan ramah dan sopan.

3. Buat lebih personal

Pelanggan ingin berkomunikasi dengan manusia sungguhan, bukan bot atau FAQ. Berikan lebih dari sekadar tanggapan email otomatis agar tidak seperti template. Manfaatkan media sosial perusahaanmu, seperti Facebook, Instagram, dan Twitter dengan semaksimal mungkin. Beri tanggapan kepada pelanggan yang menyampaikan lewat media sosial perusahaanmu agar terasa lebih personal.

4. Memiliki product knowledge yang baik

Masih berhubungan dengan poin sebelumnya, seorang customer service harus memiliki product knowledge yang baik untuk menjawab berbagai pertanyaan. Jangan sampai salah sebut dan malah memberikan informasi melenceng. Kenali produk atau jasa yang kamu tawarkan dengan memahami setiap aspek. Idealnya seorang customer service dapat menjelaskan fitur dan kegunaan dari produk atau jasa yang dijual.

5. Menjadi pendengar yang baik

Terkadang pelanggan yang komplain hanya ingin didengar, jadi pastikan kamu mendengarkan dengan seksama setiap poin yang mereka sampaikan. Mereka mungkin memberi masukan yang bisa kamu gunakan untuk meningkatkan pelayanan perusahaanmu di kemudian hari. Dari sini pula kamu dapat mengetahui apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh pelangganmu. Karena perusahaan yang baik adalah perusahaan yang berhasil memenuhi kebutuhan target konsumennya.

6. Ucapkan terima kasih dengan tulus

Ucapan terima kasih sangat sederhana, tapi bisa sangat membantu customer service dalam memenangkan hati pelanggan. Rasa terima kasih yang disampaikan dengan tulus akan membekas di ingatan pelanggan. Ada banyak cara yang bisa kamu pertimbangkan untuk menyampaikan rasa terima kasih, seperti mengucapkan terima kasih setiap kali transaksi, mengirim ucapan di catatan kecil yang ditulis tangan, menyediakan sampel gratis, atau diskon khusus.

7. Minta feedback dari pelanggan

Cara customer service dalam mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan yang berikutnya adalah dengan meminta feedback. Mengizinkan pelanggan ikut memberikan feedback akan membuat mereka merasa dihargai. Kamu dapat menggunakan formulir atau kuesioner untuk mengumpulkan feedback dari mereka.

Baca setiap pesan yang mereka berikan untuk mengetahui apa yang sebenarnya mereka butuhkan dari perusahaanmu, entah itu berkaitan dengan produk atau layanan perusahaanmu. Sekeras apa pun kamu berusaha, kamu tidak akan bisa memuaskan semua pelanggan setiap saat. Jadikan masukan tersebut sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan pelayanan di kemudian hari.

Perusahaan dengan customer service yang buruk berisiko cepat kehilangan pelanggan. Hal ini kemungkinan besar akan berdampak langsung pada pendapatan perusahaan kamu. Sebab itu, usahakan untuk memberikan layanan customer service terbaik.

. . .

Gerakan Nasional 1000 Startup Digital adalah sebuah gerakan untuk mewujudkan potensi Indonesia menjadi The Digital Energy of Asia dengan mencetak startup yang menjadi solusi atas masalah dengan memanfaatkan teknologi digital.

Diinisiasi sejak 2016, #1000StartupDigital berfokus mendorong early-stage startup pada sektor agrikultur, kesehatan, pendidikan, pariwisata, logistik, dan maritim.

Karena Indonesia maju, #MulaiDariKamu!

. . .

— Tulisan ini dibuat oleh Yurista Andina